In un mondo pieno di e-mail come fare per essere sicuri che le tue vengano lette e ricevano una risposta? La soluzione spesso è inviare una e-mail di follow up per capire se ciò che hai inviato è stato ricevuto, letto e ha attirato l’attenzione.
Gli obiettivi di quest’ultima devono essere chiari, e puntare alla realizzazione di uno scopo: generare lead, effettuare vendite, ottenere informazioni oppure creare occasioni di networking.
In una parola: convertire!
Purtroppo, il più delle volte non sono email così accattivanti e il loro invio finisce nel dimenticatoio, perché non sembrano fornire alcun valore immediato.
Eppure, se usate in modo corretto e inviate al momento giusto, queste email di follow up possono essere un modo eccellente per costruire relazioni, trovare potenziali clienti e far crescere le attività.
Se ti stai chiedendo come scrivere una email di follow up efficace, che attiri l’attenzione, aumentando i tassi di apertura e le conversioni, allora continua a leggere il nostro articolo.
Cos’è una email di follow up?
Una email di follow up è un messaggio inviato successivamente a una comunicazione precedente, con l’obiettivo di mantenere il contatto, sollecitare una risposta, o fornire ulteriori informazioni.
Queste email sono utilizzate in vari contesti, come il seguito di un incontro di lavoro, una richiesta di collaborazione, o un colloquio di lavoro. La loro funzione principale è quella di rafforzare la relazione instaurata, dimostrare interesse e professionalità, e garantire che la comunicazione rimanga aperta e produttiva.
Email di follow up: cosa includere nel testo
Prima di tutto, ricorda che una email di follow up deve possedere delle caratteristiche e degli elementi essenziali, e includere principalmente:
- un riepilogo: una frase che in poche parole ricordi ai destinatari l’email precedente e il motivo del tuo follow up;
- uno scopo: arriva subito al punto della questione spiegando perché stai effettuando questo invio;
- una CTA: è importante che sia incluso un invito all’azione – call to action – per spiegare cosa vorresti accadesse dopo la lettura dell’email.
Una buona norma è quella di inserire anche una firma che sia comprensibile e contenga nome, ragione sociale, titolo, informazioni di contatto e foto. Questo aggiungerà valore alla tua credibilità professionale.
Non dimenticare l’oggetto della email, perché spesso è proprio quello a determinare l’apertura. Deve essere pertinente e accattivante, ma soprattutto fare riferimento alla mail precedente della quale desideri un follow up.
Alcuni esempi di oggetto efficaci sono:
- È stato bellissimo chiacchierare con te;
- Ho dimenticato di chiederti una cosa;
- Hai tempo per una chiacchierata questa settimana?
Prima di inviare l’email controlla attentamente l’ortografia, gli errori grammaticali e, in caso di documenti allegati, verifica che siano corretti.
Fai attenzione alle parole che usi
Inoltre, durante questo check fai attenzione a evitare l’utilizzo di parole che possono creare fastidio o disagio.
Molti lavoratori remoti e ibridi, infatti, non apprezzano quando i colleghi utilizzano frasi come “dai il 100%” oppure “pensa fuori dagli schemi”.
Insomma, se vuoi fare una buona impressione con la tua email di follow up, prenditi il tempo necessario per scriverla e controllarla.
Quando inviare una email di follow up
Per assicurarti che il tuo messaggio venga aperto e sia rilevante per i destinatari, devi valutare qual è il momento adatto per l’invio in base alla situazione e allo scopo finale.
Alcuni esempi interessanti sono quelli dichiarati validi dagli utenti di HubSpot:
- Entro 24 ore: per ringraziare dopo una riunione, una vendita, una conferenza, un’intervista o altre occasioni speciali che richiedono gratitudine immediata;
- Entro 48 ore: dopo aver inviato una documentazione importante (come un curriculum o la compilazione di qualche modulo) o se il motivo del follow-up è urgente;
- Entro 1-2 settimane: follow-up su una richiesta di incontro, dopo nessuna risposta relativa a un’offerta di lavoro o per confermare la ricezione di un’e-mail inviata in precedenza su cui è necessario un feedback;
- Ogni 3 mesi: per recuperare una connessione passata e per chiedere se è cambiato qualcosa per i destinatari o per la loro attività.
Insomma, valuta bene il contesto e cerca di essere il meno invadente possibile.
Valuta l’obiettivo e fornisci un contesto
Come abbiamo appena detto, determinare l’obiettivo della tua email di follow up è importante anche per capire quando inviarla.
Ecco quattro obiettivi principali:
- Richiesta di informazione: dopo aver parlato con qualcuno potresti renderti conto di necessitare di altre informazioni o aggiornamenti;
- Richiesta di un incontro: può essere necessario organizzare un incontro o una riunione per chiarire dei dettagli su un’attività o un progetto;
- Aggiornamenti: quando non hai contatti con qualcuno da tempo e hai bisogno di metterti al passo con le novità;
- Ringraziamenti: mostrare gratitudine è molto professionale e lascia un’impressione positiva sulla tua persona.
Altra cosa molto rilevante perché la tua email di follow up sia efficace e venga aperta è stabilire subito il contesto.
Tra le tante email che si ricevono è importante avere subito chiara la situazione per creare una connessione immediata, ricordare e saper rispondere.
Ecco alcuni esempi per fornire il contesto di cui il destinatario ha bisogno:
- Ci siamo incontrati la scorsa settimana al [nome dell’evento o del luogo];
- Il nostro amico, [Nome dell’amico comune] mi ha suggerito di contattarti;
- L’ultima volta abbiamo parlato di… [Argomento];
- Ti contatto in merito all’e-mail che ho inviato alcune settimane fa su [Argomento].
Crea le tue email di follow up con ChatGPT
Le email di follow tendono ad avere una struttura alquanto ricorsiva, quello che cambia sono i dettagli, ovviamente, ma anche la tipologia di comunicazione e il tono che si intende utilizzare.
Essendo una procedura, almeno nella sua architettura di base, automatizzabile, può essere molto utile sfruttare ChatGPT.
Vediamo, quindi, alcuni format di email di follow up che puoi utilizzare e applicare alle tue esigenze specifiche.
1. Follow-Up dopo un Incontro
Tono: professionale:
Oggetto: Follow-Up Meeting – [Argomento/Nome Progetto]
Gentile [Nome del Destinatario],
La ringrazio per il tempo dedicato al nostro incontro [data] per discutere [argomento/progetto]. È stato molto produttivo e apprezzo il suo contributo.
Come concordato, i prossimi passi sono:
[Azione 1]
[Azione 2]
[Azione 3]
Le chiedo di confermare la sua disponibilità per una breve call di aggiornamento la prossima settimana.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
2. Follow-Up dopo una Presentazione di Vendita
Tono: confidenziale e persuasivo:
Oggetto: Prossimi Passi per Implementare [Nome del Prodotto/Servizio]
Ciao [Nome del Destinatario],
È stato un piacere presentarti [nome del prodotto/servizio] ieri. Sono convinto che possa apportare notevoli benefici alla tua azienda.
Per procedere, ti propongo di:
- pianificare una demo approfondita;
- fornire ulteriori dettagli sui nostri pacchetti;
- discutere le opzioni di pagamento.
Non vedo l’ora di collaborare con te.
Un caro saluto,
[Il Tuo Nome]
3. Follow-Up per una Richiesta di Informazioni
Tono: informale:
Oggetto: Richiesta informazioni aggiuntive su [Argomento/Prodotto]
Ciao [Nome del Destinatario],
Grazie per aver richiesto ulteriori informazioni su [argomento/prodotto]. Spero che quanto inviato sia stato utile.
Se hai altre domande o hai bisogno di ulteriori dettagli, non esitare a contattarmi.
A presto,
[Il Tuo Nome]
4. Follow-Up dopo un Colloquio di Lavoro
Tono: riconoscente
Oggetto: Grazie per l’Opportunità di Colloquio
Gentile [Nome del Destinatario],
La ringrazio per avermi concesso l’opportunità di colloquiare per la posizione di [nome posizione] presso [nome azienda]. È stato un piacere discutere delle mie competenze e di come posso contribuire al vostro team.
In attesa di un riscontro, resto a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
5. Follow-Up dopo una Richiesta di Feedback
Tono: assertivo
Oggetto: Richiesta di Feedback su [Argomento/Progetto]
Gentile [Nome del Destinatario],
Le scrivo per sollecitare il feedback riguardo [argomento/progetto] che le ho inviato [data]. Il suo parere è fondamentale per procedere con il prossimo step.
La ringrazio anticipatamente per il suo tempo e la sua attenzione.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
6. Follow-Up per una Proposta Inviata
Tono: collaborativo
Oggetto: Verifica della Proposta Inviata su [Data]
Gentile [Nome del Destinatario],
Spero che stia bene. Le scrivo per sapere se ha avuto modo di rivedere la proposta inviata il [data] riguardo [argomento/progetto]. Sarei lieto di discutere qualsiasi dettaglio e rispondere a eventuali domande che possa avere.
Rimango a sua disposizione per un incontro o una chiamata per approfondire la proposta.
In attesa di un suo riscontro, le auguro una buona giornata.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
7. Follow-Up dopo un Evento di Networking
Tono: amichevole:
Oggetto: È Stato un Piacere Incontrarti a [Nome Evento]
Ciao [Nome del Destinatario],
È stato fantastico conoscerti a [nome evento] la scorsa settimana. Ho davvero apprezzato la nostra conversazione su [argomento discusso].
Mi piacerebbe rimanere in contatto e magari discutere ulteriormente di come possiamo collaborare in futuro. Ti andrebbe di prendere un caffè o fare una chiamata nelle prossime settimane?
Aspetto una tua risposta!
A presto,
[Il Tuo Nome]
8. Follow-Up dopo un Acquisto
Tono: Incentrato sul cliente
Oggetto: Come Valuta il Suo Acquisto di [Nome Prodotto]
Gentile [Nome del Destinatario],
Grazie per aver acquistato [nome prodotto] da [nome azienda]. Spero che stia trovando il prodotto di suo gradimento.
Sarebbe molto utile per noi conoscere la sua opinione e qualsiasi suggerimento possa avere. Il suo feedback ci aiuta a migliorare continuamente i nostri prodotti e servizi.
La ringrazio in anticipo per il suo tempo.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
9. Follow-Up dopo un Webinar
Tono: informale e amichevole
Subject: Risorse Aggiuntive dopo il Webinar su [Argomento]
Ciao [Nome del Destinatario],
Grazie per aver partecipato al nostro webinar su [argomento] ieri. È stato un piacere avere te e gli altri partecipanti.
Come promesso, ecco alcune risorse aggiuntive che potrebbero esserti utili:
- [Link Risorsa 1]
- [Link Risorsa 2]
- [Link Risorsa 3]
Se hai ulteriori domande o desideri approfondire qualche argomento, non esitare a contattarmi.
A presto,
[Il Tuo Nome]
10. Follow-Up per un Pagamento in Sospeso
Tono: deciso e cortese:
Oggetto: Promemoria di Pagamento in Sospeso
Gentile [Nome del Destinatario],
Le scrivo per ricordarle che il pagamento relativo alla fattura n. [numero fattura] è ancora in sospeso. La scadenza era il [data di scadenza].
Le sarei grato se potesse procedere con il pagamento al più presto o informarmi di eventuali problemi che potrebbero aver causato il ritardo.
Grazie per la sua attenzione a questo argomento.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Questi format, che ovviamente puoi perfezionare e ottimizzare, sono davvero un ottimo punto di partenza, soprattutto se hai necessità di automatizzare il processo, magari utilizzando un tool come MailUp o MailChimp.
Migliora le tue email di follow up
Le e-mail di follow-up possono convertire lead, costruire solide relazioni e concludere affari.
A patto che siano accattivanti, pertinenti e di valore.
Segui i passaggi indicati in questa nostra guida per scrivere un’e-mail di follow-up con un obiettivo forte, un contesto dichiarato e un oggetto accattivante.
Subito dopo individua il momento migliore per l’invio e attendi le risposte che di certo non tarderanno ad arrivare.
