In un mondo pieno di e-mail come fare per essere sicuri che le tue vengano lette e ricevano una risposta? La soluzione spesso è inviare una e-mail di follow up per capire se ciò che hai inviato è stato ricevuto, letto e ha attirato l’attenzione.
Gli obiettivi di quest’ultima devono essere chiari, e puntare alla realizzazione di uno scopo: generare lead, effettuare vendite, ottenere informazioni oppure creare occasioni di networking.
In una parola: convertire!
Purtroppo, il più delle volte non sono email così accattivanti e il loro invio finisce nel dimenticatoio, perché non sembrano fornire alcun valore immediato.
Eppure, se usate in modo corretto e inviate al momento giusto, queste email di follow up possono essere un modo eccellente per costruire relazioni, trovare potenziali clienti e far crescere le attività.
Se ti stai chiedendo come scrivere una email di follow up efficace, che attiri l’attenzione, aumentando i tassi di apertura e le conversioni, allora continua a leggere il nostro articolo.
Email di follow up: cosa includere nel testo
Prima di tutto, ricorda che una email di follow up deve possedere delle caratteristiche e degli elementi essenziali, e includere principalmente:
- un riepilogo: una frase che in poche parole ricordi ai destinatari l’email precedente e il motivo del tuo follow up;
- uno scopo: arriva subito al punto della questione spiegando perché stai effettuando questo invio;
- una CTA: è importante che sia incluso un invito all’azione – call to action – per spiegare cosa vorresti accadesse dopo la lettura dell’email.
Una buona norma è quella di inserire anche una firma che sia comprensibile e contenga nome, ragione sociale, titolo, informazioni di contatto e foto. Questo aggiungerà valore alla tua credibilità professionale.
Non dimenticare l’oggetto della email, perché spesso è proprio quello a determinare l’apertura. Deve essere pertinente e accattivante, ma soprattutto fare riferimento alla mail precedente della quale desideri un follow up.
Alcuni esempi di oggetto efficaci sono:
- È stato bellissimo chiacchierare con te;
- Ho dimenticato di chiederti una cosa;
- Hai tempo per una chiacchierata questa settimana?
Prima di inviare l’email controlla attentamente l’ortografia, gli errori grammaticali e, in caso di documenti allegati, verifica che siano corretti.
Fai attenzione alle parole che usi
Inoltre, durante questo check fai attenzione ad evitare l’utilizzo di parole che possono creare fastidio o disagio: un sondaggio commissionato da Slack, su 2.000 lavoratori remoti e ibridi, ha rilevato che quasi la metà degli intervistati non apprezza quando i colleghi utilizzano frasi come “dai il 100%” oppure “pensa fuori dagli schemi”.
Insomma, se vuoi fare una buona impressione con la tua email di follow up prenditi il tempo necessario per scriverla e controllarla.
Quando inviare una email di follow up
Per assicurarti che il tuo messaggio venga aperto e sia rilevante per i destinatari, devi valutare qual è il momento adatto per l’invio in base alla situazione e allo scopo finale.
Alcuni esempi interessanti sono quelli dichiarati validi dagli utenti di HubSpot:
- Entro 24 ore: per ringraziare dopo una riunione, una vendita, una conferenza, un’intervista o altre occasioni speciali che richiedono gratitudine immediata;
- Entro 48 ore: dopo aver inviato una documentazione importante (come un curriculum o la compilazione di qualche modulo) o se il motivo del follow-up è urgente;
- Entro 1-2 settimane: follow-up su una richiesta di incontro, dopo nessuna risposta relativa a un’offerta di lavoro o per confermare la ricezione di un’e-mail inviata in precedenza su cui è necessario un feedback;
- Ogni 3 mesi: per recuperare una connessione passata e per chiedere se è cambiato qualcosa per i destinatari o per la loro attività.
Insomma, valuta bene il contesto e cerca di essere il meno invadente possibile.
Valuta l’obiettivo e fornisci un contesto
Come abbiamo appena detto, determinare l’obiettivo della tua email di follow up è importante anche per capire quando inviarla.
Ecco quattro obiettivi principali:
- Richiesta di informazione: dopo aver parlato con qualcuno potresti renderti conto di necessitare di altre informazioni o aggiornamenti;
- Richiesta di un incontro: può essere necessario organizzare un incontro o una riunione per chiarire dei dettagli su un’attività o un progetto;
- Aggiornamenti: quando non hai contatti con qualcuno da tempo e hai bisogno di metterti al passo con le novità;
- Ringraziamenti: mostrare gratitudine è molto professionale e lascia un’impressione positiva sulla tua persona.
Altra cosa molto rilevante perché la tua email di follow up sia efficace e venga aperta è stabilire subito il contesto.
Tra le tante email che si ricevono è importante avere subito chiara la situazione per creare una connessione immediata, ricordare e saper rispondere.
Ecco alcuni esempi per fornire il contesto di cui il destinatario ha bisogno:
- Ci siamo incontrati la scorsa settimana al [nome dell’evento o del luogo];
- Il nostro amico, [Nome dell’amico comune] mi ha suggerito di contattarti;
- L’ultima volta abbiamo parlato di… [Argomento];
- Ti contatto in merito all’e-mail che ho inviato alcune settimane fa su [Argomento].
Migliori esempi di email di follow up
In questa guida a come scrivere una email di follow up efficace vogliamo offrirti anche alcuni esempi specifici.
Ricorda di inserire la mail precedente quando è necessario rinfrescare la memoria del destinatario.
1. Promemoria rapido
Ciao [Nome],
La settimana scorsa le ho inviato un’e-mail su [servizi, webinar, altro]. Sei interessato?
In tal caso, fammi sapere in cosa posso esserti utile. Oppure, ecco il mio numero, così possiamo fare una telefonata veloce: [numero di telefono].
Non vedo l’ora di sentirti,
[Nome]
2. Follow up di una riunione o un incontro
Ciao [nome],
Credo che la riunione di mercoledì sia andata benissimo. Ecco alcuni punti salienti:
[elencare alcuni elementi essenziali da prendere in considerazione]
Poi, vorrei [fare una telefonata veloce/inviare alcune risorse/personalizzare un preventivo]
Ti va bene?
Rispondi e fammi sapere. Buona giornata!
[Nome]
3. Richiesta di un incontro
Ciao [Nome],
L’ultima volta che abbiamo parlato, mi hai chiesto di mettermi in contatto tra qualche mese per discutere di come [Nome azienda] può aiutare la tua azienda a raggiungere [obiettivo].
Potrei essere in anticipo di qualche settimana, ma ho pensato di fare un check.
Hai considerato la mia proposta? Sarei felice di incontrarti e rispondere a qualsiasi domanda possa essere emersa.
Qual è il tuo programma questa settimana?
[Nome]
4. Invio di curriculum
Ciao [Nome],
Mi chiamo [Il tuo nome], ho visto che [Nome azienda] sta cercando [titolo della posizione] e ti ho contattato.
Penso che sarei una grande aggiunta alla tua squadra per i seguenti motivi:
[elenca le tue qualità specifiche per il lavoro offerto].
Credo in [Company] e nella vostra missione di [riformulare la missione].
Ho allegato il mio curriculum e un video in cui spiego perché sarei un’ottima aggiunta alla tua squadra (pensavo fosse un po’ più personale). Ho anche incluso il mio sito Web e alcuni progetti su cui ho lavorato per [ruolo o posizione precedente rilevante] nel caso in cui desideri vedere esempi del mio lavoro.
Non vedo l’ora di sentirti, [Nome]!
Grazie,
[Nome]
Migliora le tue email di follow up
Le e-mail di follow-up possono convertire lead, costruire solide relazioni e concludere affari.
A patto che siano accattivanti, pertinenti e di valore.
Segui i passaggi indicati in questa nostra guida per scrivere un’e-mail di follow-up con un obiettivo forte, un contesto dichiarato e un oggetto accattivante.
Subito dopo individua il momento migliore per l’invio e attendi le risposte che di certo non tarderanno ad arrivare.
